Excel oder TMS? Ab welchem Auftragsvolumen kostet Excel mehr

Excel ist ein großartiges Werkzeug. Günstig, vertraut, läuft auf jedem Laptop. Die meisten Transportunternehmen starten mit einer Tabelle — und das reicht lange aus.

Aber irgendwann reicht Excel nicht mehr. Und schlimmer noch — es reicht leise nicht mehr. Kein Alarm, kein Moment „heute ist es kaputtgegangen". Eines Tages merkt man einfach, dass die Firma Geld an das Chaos verliert, und niemand weiß, wann es angefangen hat.

Drei Signale, dass Excel dich bereits kostet

1. Der Disponent verbringt mehr Zeit in Tabellen als am Telefon

Wenn dein Disponent Kennzeichen zwischen vier Tabs kopiert und rät, ob der Fahrer die Ladung abgeholt hat — Excel kostet dich bereits. Disponentenzeit ist dein größter operativer Kostenfaktor. 1 Stunde/Tag Admin in Excel × 20 Arbeitstage = 20 Stunden/Monat pro Person. Bei 80 PLN/h sind das 1.600 PLN/Monat pro Disponent, die in Copy-Paste versickern.

2. Rechnungen werden „auf Basis der letzten E-Mails" geschrieben

Klassiker: Auftrag abgeschlossen, Rechnung nicht. Weil der Disponent vergessen hat, die Buchhaltung zu informieren, und die Buchhaltung nichts davon weiß. Verspätete Rechnung = 14–30 Tage Cashflow weniger.

In einem TMS ist die Rechnung mit dem Auftrag verknüpft. Auftrag schließen → Rechnung mit einem Klick. Oder automatisch zum Monatsende.

3. Der Kunde fragt „wo ist mein LKW"

Excel weiß es nicht. Du musst den Fahrer anrufen, der Fahrer geht vielleicht nicht ran, der Kunde wartet. In einem TMS prüft der Kunde selbst im Portal oder über Benachrichtigungen. Dein Disponent nimmt nicht 5 Statusanrufe pro Tag entgegen — er nimmt 5 Anrufe wegen neuer Aufträge entgegen.

Die Schwelle

In der Praxis liegt sie bei rund 40 Aufträgen/Monat pro Disponent. Darunter — Excel reicht. Darüber — das Chaos wächst schneller als die Auftragszahl.

Das heißt nicht, dass es unter 40 nicht lohnt. Wenn dir ein professionelles Auftreten beim Kunden wichtig ist, automatische MwSt.-Rechnungen mit KSeF (das polnische E-Rechnungssystem), CMRs, die automatisch aus Fahrerdokumenten generiert werden — das macht ein TMS für 469 PLN/Monat. Drei Stunden Disponentenarbeit pro Monat = der gesamte Abopreis.

Was du beim Umstieg von Excel gewinnst

• Auftragsstatus in Echtzeit — ohne anzurufen. Der Fahrer scannt POD in der App, du siehst es im Panel.
• Rechnungen mit dem Auftrag verknüpft — mit CMR-Nummer, Betrag und Fälligkeit vorausgefüllt.
• Fahrerakte immer zur Hand — Führerschein, ADR, Code 95, Versicherung, Ablaufdaten mit Warnungen.
• GPS und Routenhistorie — nicht nur „wo er ist", sondern auch „wo er wann war".
• Export für die Buchhaltung — JPK_FA mit einem Klick.

Was du vor dem Umstieg prüfen solltest

1. Wie viel Zeit verliert der Disponent wirklich mit Admin? Eine Woche messen. Du wirst dich wundern.
2. Wie oft wurde im letzten Monat eine Rechnung verspätet ausgestellt? Jeder Fall = Cashflow-Verlust.
3. Wie viele Statusanrufe nimmst du pro Tag entgegen? Kunden fragen, weil sie keine Einsicht haben.

Wenn eine dieser Zahlen höher ist, als du möchtest — Zeit, über ein TMS nachzudenken.

RoadTMS bietet 14 Tage Trial ohne Karte. Daten hochladen, Panel einrichten, prüfen, ob es passt. Wenn nicht — Rückzug ohne Konsequenzen. Wenn ja — weiter ab 469 PLN/Monat.