Regulamin

Zakres. Niniejszy Regulamin ma charakter informacyjny i opisuje zasady korzystania z produktu RoadTMS. Wiążący regulamin świadczenia usług oraz umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) są przedstawiane i akceptowane przez Klienta przy zakładaniu konta w aplikacji RoadTMS (app.roadtms.com) i to one regulują stosunek umowny między Klientem a Usługodawcą.

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca — Oskar Kumor, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą OKSoftware Oskar Kumor, ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław, NIP 8943149725, REGON 385204365, e-mail hello@roadtms.com, twórca i operator produktu RoadTMS
• Klient — przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, który zawiera z Usługodawcą Umowę
• Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Aplikacji w ramach Konta Klienta (np. dyspozytor, fakturzysta, kierowca)
• Aplikacja / Platforma — system RoadTMS udostępniany w modelu SaaS pod adresem app.roadtms.com wraz z aplikacją mobilną RoadTMS Driver na iOS i Android
• Plan — wariant subskrypcji wybrany przez Klienta (Starter, Pro, Business, Enterprise) opisany na stronie roadtms.com/cennik
• Okres rozliczeniowy — miesiąc lub rok kalendarzowy, zgodnie z wybranym przez Klienta cyklem płatności
• Trial — bezpłatny okres testowy o długości 14 dni
• Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta między Klientem a Usługodawcą na podstawie niniejszego Regulaminu
• Regulamin — niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Aplikacja jest systemem TMS (Transport Management System) w modelu SaaS przeznaczonym dla firm transportowych i spedycyjnych. Zakres funkcjonalny obejmuje w szczególności:

• zarządzanie zleceniami transportowymi i trasami
• kartoteki klientów, pojazdów, naczep, kierowców
• tracking GPS i aplikację mobilną dla kierowcy
• fakturowanie i integrację z KSeF, JPK_FA
• komunikację: e-mail, SMS, powiadomienia push
• integracje z systemami zewnętrznymi (routing, PUESC, kursy NBP)
• REST API i webhooki (od Planu Business)

Pełny i aktualny zakres funkcji dla każdego Planu znajduje się na stronie roadtms.com/cennik. Usługodawca rozwija Aplikację — nowe funkcje są udostępniane bez dodatkowych opłat w ramach posiadanego Planu.

Korzystanie z Aplikacji wymaga połączenia z internetem oraz aktualnej przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Edge, Safari) lub aplikacji mobilnej zainstalowanej na urządzeniu z systemem iOS 15.0+ albo Android 10.0+.

Założenie Konta Klienta wymaga akceptacji Regulaminu oraz Polityki prywatności i podania prawdziwych danych:

• nazwa firmy, NIP, adres siedziby
• imię, nazwisko i adres e-mail osoby zakładającej konto
• numer telefonu kontaktowego

Po założeniu Konta Klient otrzymuje dostęp administracyjny i może zaprosić dodatkowych Użytkowników (zgodnie z limitem wynikającym z Planu). Klient odpowiada za poprawność i aktualność danych podanych przy rejestracji oraz za zachowanie poufności haseł dostępowych.

Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoich Użytkowników w ramach Konta. W razie podejrzenia nieautoryzowanego dostępu Klient powinien niezwłocznie zmienić hasła oraz powiadomić Usługodawcę pisząc na hello@roadtms.com.

Każdy Klient ma prawo do 14-dniowego bezpłatnego okresu testowego jednorazowo, bez konieczności podawania danych karty kredytowej. W okresie trialu Klient ma dostęp do pełnej funkcjonalności Planu Starter.

Po upływie trialu Konto przechodzi w tryb tylko-do-odczytu na okres 30 dni, w którym Klient może:

• wybrać Plan i kontynuować korzystanie
• pobrać eksport wszystkich danych w formacie CSV/JSON
• usunąć Konto razem z danymi

Po upływie 30 dni od zakończenia trialu (jeżeli Klient nie wybierze żadnej z powyższych opcji), Konto i wszystkie dane operacyjne są trwale usuwane.

Aktualne ceny Planów określone są na stronie roadtms.com/cennik. Wszystkie ceny są podane w kwocie netto i nie zawierają podatku VAT. Płatność odbywa się z góry — przed rozpoczęciem każdego Okresu rozliczeniowego.

Cykle rozliczeniowe

• Miesięczny — cena standardowa, możliwość rezygnacji w dowolnym momencie (skuteczność od końca opłaconego miesiąca)
• Roczny — 17% rabatu w zamian za 12-miesięczne zobowiązanie. Faktura wystawiana jednorazowo na 12 miesięcy

Metody płatności

Akceptujemy karty płatnicze (Visa, Mastercard) oraz przelewy bankowe. Obsługę płatności kartą realizuje zewnętrzny operator płatności z siedzibą w Unii Europejskiej. Faktury VAT są wystawiane automatycznie i wysyłane na e-mail Klienta — równocześnie do Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli Klient jest podmiotem objętym obowiązkiem KSeF.

Brak płatności

W przypadku braku płatności po upływie terminu wymagalności:

• 1. dzień opóźnienia — przypomnienie e-mail
• 3. dzień — drugi monit, ograniczenie wysyłki SMS
• 7. dzień — Konto przechodzi w tryb tylko-do-odczytu
• 30. dzień — Usługodawca może rozwiązać Umowę i usunąć dane

Klient zobowiązany jest do:

• korzystania z Aplikacji zgodnie z prawem oraz Regulaminem
• podawania prawdziwych i aktualnych danych — w szczególności danych do faktur
• zapewnienia, że jego Użytkownicy zostali odpowiednio poinstruowani o zasadach korzystania z Aplikacji oraz że Klient posiada podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych kierowców i kontrahentów wprowadzanych do Aplikacji
• niewykorzystywania Aplikacji do działań sprzecznych z prawem, naruszających prawa osób trzecich albo zasady współżycia społecznego
• niepróbowania uzyskania nieautoryzowanego dostępu do infrastruktury, kodu źródłowego ani danych innych Klientów
• nieprzeciążania Aplikacji w sposób, który mógłby zakłócić jej działanie dla innych Klientów (np. zapytania API ponad limity opisane w dokumentacji)

Naruszenie powyższych obowiązków może skutkować zawieszeniem dostępu do Aplikacji albo rozwiązaniem Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby Aplikacja była dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Gwarantowane poziomy dostępności (uptime) zależą od Planu:

Z gwarancji uptime wyłączone są okresy:

• zaplanowanych prac konserwacyjnych — anonsowanych z minimum 48-godzinnym wyprzedzeniem, realizowanych w godzinach 22:00-6:00 dni roboczych
• siły wyższej (np. masowych awarii dostawców infrastruktury, ataków DDoS)
• problemów wynikających z infrastruktury Klienta lub stron trzecich poza kontrolą Usługodawcy

Aktualny status systemu i historia incydentów są dostępne na stronie roadtms.com/wsparcie.

Usługodawca odpowiada wobec Klienta na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem poniższych ograniczeń.

Ograniczenie odpowiedzialności

Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu Umowy w danym roku kalendarzowym jest ograniczona do kwoty równej rocznej opłacie abonamentowej uiszczonej przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

Usługodawca nie odpowiada za:

• utracone korzyści, dochód, kontrakty, reputację — w zakresie dopuszczalnym przez prawo
• szkody wynikające z błędnego użycia Aplikacji niezgodnie z dokumentacją lub Regulaminem
• szkody wynikające z działań stron trzecich (np. dostawców GPS, map, usług e-mail/SMS) niezależne od Usługodawcy
• szkody wynikające z naruszenia bezpieczeństwa Konta po stronie Klienta (np. udostępnienie haseł osobom nieupoważnionym)

Powyższe ograniczenia nie dotyczą odpowiedzialności za szkody wyrządzone z winy umyślnej oraz przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W zakresie danych operacyjnych Klienta przetwarzanych w Aplikacji (zlecenia, kontrahenci, kierowcy, dokumenty), Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu art. 28 RODO. Administratorem tych danych pozostaje Klient.

Z chwilą zawarcia Umowy Klient zawiera również z Usługodawcą umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA), której treść stanowi integralną część Umowy. Wzorzec DPA dostępny jest dla każdego Klienta po zalogowaniu w panelu Aplikacji oraz na żądanie pod adresem hello@roadtms.com.

Szczegółowe informacje o sposobie przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce prywatności.

Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony i może być rozwiązana w następujących przypadkach:

Rezygnacja przez Klienta

• Cykl miesięczny — rezygnacja w dowolnym momencie ze skutkiem na koniec opłaconego miesiąca, dokonywana przez ustawienia Konta
• Cykl roczny — wcześniejsza rezygnacja możliwa, ale nie powoduje zwrotu opłaty rocznej. Po zakończeniu okresu rocznego Umowa wygasa automatycznie, jeżeli Klient nie wybierze kolejnego okresu

Wypowiedzenie przez Usługodawcę

Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia w przypadku zaprzestania świadczenia danej usługi. Bez okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności zalegania z płatnością powyżej 30 dni albo wykorzystywania Aplikacji do celów niezgodnych z prawem.

Eksport danych po rozwiązaniu

Po rozwiązaniu Umowy Klient ma 30 dni na pobranie eksportu wszystkich danych operacyjnych w formacie CSV/JSON. Eksport dostępny jest w panelu administracyjnym albo na żądanie mailowe. Po upływie tego okresu dane są trwale usuwane, z zastrzeżeniem przepisów wymagających dłuższego przechowywania (np. faktury — 5 lat).

Reklamacje dotyczące świadczenia usług Klient zgłasza za pośrednictwem:

• e-mail: hello@roadtms.com
• formularz w panelu Aplikacji (zakładka „Wsparcie”)
• listownie na adres siedziby Usługodawcy

Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, opis problemu oraz oczekiwane rozwiązanie. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie maksymalnie 14 dni i informuje Klienta o wyniku drogą elektroniczną.

Czas reakcji na zgłoszenia operacyjne (nie reklamacje) zależy od Planu i jest opisany na stronie roadtms.com/wsparcie.

Usługodawca zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu, w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa
• wdrożenia nowych funkcji wpływających na warunki świadczenia usług
• zmiany cen lub Planów
• zmiany sub-procesorów lub infrastruktury

O zmianie Regulaminu Klient zostaje powiadomiony z minimum 30-dniowym wyprzedzeniem przez e-mail oraz baner w panelu Aplikacji. Zmiany dotyczące cen wymagają wyraźnej akceptacji Klienta — w przypadku braku akceptacji Klient ma prawo rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia przed wejściem zmian w życie.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, ustawy o prawie autorskim oraz RODO.

Spory wynikające z Umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy. Strony mogą skorzystać z mediacji albo polubownego rozwiązania sporu.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. W miejsce postanowienia nieważnego wchodzi przepis najbardziej zbliżony do intencji stron.

Regulamin obowiązuje od daty wskazanej na górze dokumentu. Poprzednie wersje Regulaminu dostępne są na żądanie pod adresem hello@roadtms.com.