Excel czy TMS? Po jakim wolumenie zleceń Excel zaczyna kosztować więcej

Excel to świetne narzędzie. Tani, znany, otwiera się na każdym laptopie. Większość firm transportowych zaczyna od arkusza — i jeszcze przez długi czas to wystarcza.

Ale w pewnym momencie Excel przestaje wystarczać. I co gorsza — przestaje wystarczać po cichu. Nie ma alertu, nie ma momentu „dzisiaj się zepsuło". Po prostu pewnego dnia okazuje się, że firma traci pieniądze na chaos, a nikt nie wie kiedy się to zaczęło.

Trzy sygnały że Excel cię już kosztuje

1. Dyspozytor spędza więcej czasu w arkuszach niż na telefonie

Jeśli twój dyspozytor copy-paste'uje numery rejestracyjne między 4 zakładkami i zgaduje czy kierowca odebrał ładunek — Excel cię już kosztuje. Czas dyspozytora to twój największy koszt operacyjny. 1 godzina dziennie na admin w Excelu × 20 dni roboczych = 20 godzin/miesiąc na osobę. Przy stawce 80 PLN/h to 1 600 PLN miesięcznie na każdego dyspozytora wyciekające w copy-paste.

2. Faktury są wystawiane „na podstawie ostatnich maili"

Klasyk: zlecenie zakończone, faktura nie. Bo dyspozytor zapomniał wysłać info księgowej, a księgowa nie wie że trzeba. Faktura wystawiona po terminie = cashflow w plecy o 14-30 dni.

W TMS faktura jest powiązana ze zleceniem. Zamknij zlecenie → wystaw fakturę jednym kliknięciem. Albo automatycznie na koniec miesiąca.

3. Klient pyta „gdzie jest moja ciężarówka"

Excel nie wie. Trzeba zadzwonić do kierowcy, kierowca może nie odbierać, klient czeka. W TMS status jest aktualny bez telefonów — kierowca zmienia go w aplikacji, a GPS aktualizuje pozycję. Twój dyspozytor nie odbiera 5 telefonów dziennie o status — odbiera 5 telefonów o nowe zlecenia.

Liczba progowa

W praktyce widzimy ją w okolicach 40 zleceń miesięcznie na dyspozytora. Poniżej — Excel da radę. Powyżej — bałagan rośnie szybciej niż liczba zleceń.

To nie znaczy że poniżej 40 nie warto. Jeśli zależy ci na profesjonalnym wizerunku przed klientem, na fakturach VAT wysyłanych do KSeF i na dokumentach zleceń w jednym miejscu — pełny TMS to zdejmuje. Kilka godzin pracy dyspozytora w miesiącu zwraca koszt takiego systemu.

Co dokładnie zyskujesz przechodząc z Excela

• Status zleceń aktualny — bez dzwonienia. Kierowca skanuje POD w aplikacji, ty widzisz w panelu.
• Faktury powiązane ze zleceniem — wystawiasz z gotowym numerem CMR, kwotą, terminem.
• Karta kierowcy zawsze pod ręką — PJ, ADR, Kod 95, OC, daty wygaśnięcia z alertami.
• GPS i historia tras — nie tylko „gdzie jest", ale też „gdzie był i kiedy".
• Eksport do księgowej — JPK_FA jednym kliknięciem.

Co warto sprawdzić zanim zmienisz

1. Ile czasu dyspozytor naprawdę traci na admin? Zmierz tydzień. Pewnie cię zdziwi.
2. Ile razy w ostatnim miesiącu faktura była wystawiona po terminie? Każdy taki przypadek = strata cashflow.
3. Ile telefonów dziennie odbierasz w sprawie statusu? To wszystko klienci pytają, bo nie mają wglądu.

Jeśli jakaś z tych liczb jest wyższa niż chciałbyś — czas pomyśleć o TMS-ie.

Pełny TMS dla firm transportowych uruchamiamy etapami — jeśli chcesz wejść wcześniej, odezwij się przez stronę. Już teraz, bez zakładania konta, policzysz swoją trasę w kalkulatorze wycen.