Program dla firmy transportowej — jakie funkcje wybrać
Wybór programu dla firmy transportowej kończy się Excelem albo molochem z modułami, za które płacisz. Które funkcje realnie zmieniają pracę, a które to przerost.
Większość małych i średnich firm transportowych zaczyna od Excela i poczty. Działa — do momentu, gdy aut przybywa, kierowców przybywa, a wieczorem nie wiadomo, które zlecenie zarobiło, czyje prawo jazdy traci ważność i gdzie jest ta jedna faktura. Wtedy pada hasło „potrzebujemy programu".
Problem w tym, że rynek oferuje dwie skrajności: arkusz na sterydach albo rozbudowany system, w którym płacisz za moduły, których nigdy nie odpalisz. Zanim wybierzesz, warto wiedzieć, co naprawdę musi umieć program dla firmy transportowej.
1. Wycena trasy — żeby nie wozić pod kreską
To funkcja, która zwraca się najszybciej. Program powinien policzyć realny koszt trasy — paliwo, myto per kraj, koszt kierowcy, puste kilometry — i pokazać marżę, zanim przyjmiesz zlecenie. Jak wygląda taki proces krok po kroku, rozpisaliśmy tu: wycena transportu drogowego.
2. Kartoteki z pilnowaniem ważności
Pojazdy, naczepy, kierowcy, kontrahenci — w jednym miejscu, nie w pięciu arkuszach. Najważniejsze: automatyczne pilnowanie dat ważności (przeglądy, ubezpieczenia, prawa jazdy, badania). Jeden przegapiony termin to przestój albo mandat — a to dokładnie ta robota, którą system robi lepiej niż człowiek z kalendarzem.
3. Zlecenia w jednym obiegu
Zlecenie od przyjęcia, przez przypisanie pojazdu i kierowcy, po realizację i rozliczenie — w jednym miejscu, z historią. Koniec szukania ustaleń po mailach i SMS-ach. Dyspozytor widzi status każdego zlecenia bez dzwonienia.
4. Fakturowanie z KSeF i białą listą
Faktura wystawiona z danych zlecenia (bez przepisywania), wysłana do KSeF, z kontrolą rachunku kontrahenta na białej liście VAT przed przelewem do podwykonawcy. To nie „miło mieć" — to wymogi, które i tak Cię dopadną, więc lepiej, żeby system je obsługiwał. Dlaczego biała lista potrafi kosztować podwójnie, pisaliśmy tu: biała lista VAT w transporcie.
5. Flota na mapie
Podgląd, gdzie są auta i na jakim etapie trasy — bez telefonów „gdzie jesteś?". I bez konieczności kupowania drogich lokalizatorów na start; często wystarczy pozycja z aplikacji kierowcy: tracking GPS z telefonu kierowcy.
Za co NIE przepłacać na starcie
Jak wybrać
Wypisz, co naprawdę robisz w tygodniu: ile wycen, ile zleceń, czy fakturujesz, ilu kierowców pilnujesz. Wybierz program, który robi to dobrze i prosto — a resztę dokładaj, gdy urośniesz. Najlepiej zacznij od darmowego konta i przepuść przez system jedną realną trasę.
Spróbuj RoadTMS przez 14 dni
Bez karty kredytowej, bez zobowiązań. Wgrywasz dane, sprawdzasz czy działa u ciebie.