Jak sprawdzić nowego kontrahenta, zanim zlecisz przewóz

Najdroższy błąd w transporcie rzadko dzieje się na drodze. Dzieje się przy biurku — gdy bierzesz zlecenie od nieznanej firmy, wykonujesz przewóz, wystawiasz fakturę i… cisza. Towar dostarczony, koszty poniesione, a pieniędzy nie ma. Przy marżach w spedycji jedno takie zlecenie potrafi skasować zysk z dziesięciu dobrych.

Dobra wiadomość: nowego kontrahenta da się prześwietlić w kilka minut — i warto zrobić to zanim podstawisz auto, nie po fakcie.

1. Czy firma w ogóle istnieje — NIP i GUS

Punkt wyjścia: po numerze NIP sprawdź, czy firma jest zarejestrowana i jakie ma dane (nazwa, adres, status działalności). Pobranie danych z rejestru po NIP zajmuje sekundy i od razu odsiewa „firmy", których nie ma albo są w likwidacji. To też najszybszy sposób, żeby nie przepisywać danych do faktury ręcznie.

2. Status VAT — czynny podatnik i VIES

Sprawdź, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT — to wpływa na rozliczenie. Przy transakcjach wewnątrz UE dochodzi VIES: potwierdzenie, że zagraniczny numer VAT jest aktywny do transakcji unijnych. Bez tego ryzykujesz problem przy stawce 0% i odliczeniu.

3. Biała lista — zanim zapłacisz

Jeśli to Ty będziesz płacić (np. podwykonawcy), rachunek powyżej progu musi być na białej liście VAT — inaczej tracisz koszt i ryzykujesz odpowiedzialność za VAT. Rozpisaliśmy to osobno: biała lista VAT w transporcie.

4. Limit kredytowy — ile możesz „zafinansować"

Nawet wiarygodnemu klientowi nie daj nieograniczonego kredytu kupieckiego. Ustal limit — maksymalną sumę niezapłaconych faktur, przy której jeszcze podstawiasz auto. Po przekroczeniu: przedpłata albo wstrzymanie. To zamienia „ufam/nie ufam" w konkretną liczbę, którą widzi cały zespół.

5. Opinia w branży

Spedycja to mały świat — zła historia płatnicza zwykle gdzieś już wypłynęła. Grupy branżowe, giełdy, znajomi przewoźnicy. Jeden telefon potrafi powiedzieć więcej niż każdy rejestr.

Jak to robić bez pięciu zakładek

Przeklikiwanie GUS, VIES, białej listy i notatek o limitach przy każdym nowym kontrahencie to droga do tego, że ktoś w pośpiechu odpuści „ten jeden raz" — i trafi właśnie na niepłacącego. Lepiej, gdy dane zaciągają się przy kartotece kontrahenta: NIP pobiera dane z rejestru, status VAT i biała lista są pod ręką, a limit kredytowy pilnuje system i ostrzega, zanim przekroczysz.

Tak działają kontrahenci w RoadTMS — dane z rejestru po NIP, kontrola białej listy i limit kredytowy w jednym miejscu, zanim podstawisz auto.

Wypróbuj RoadTMS →

---

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Zasady weryfikacji VAT/VIES i białej listy wynikają z aktualnych przepisów.